Tietosuojaseloste

1. Rekisterin pitäjä

Yhdistyksen nimi ja yhteystiedot

Ellin Taitajat ry, Eija Meriläinen puheenjohtaja, puh. 050 541 8951, eijamerilainen(at)hotmail.com

2. Yhteyshenkilöt

Rekisteristä vastaavan nimi ja yhteystiedot

Puheenjohtaja Eija Meriläinen, puh. 050 541 8951, eijamerilainen(at)hotmail.com

Sihteeri Arja Lehikoinen, puh.040 0277 9091, arja.m.lehikoinen17 (at) gmail.com

Varapuheenjohtaja Tapio Vartiainen,  puh. 050 522 0337,  twartsu (at) hotmail.com

Yhdistyksen toiminnasta vastaa hallitus. Hallituksen jäsenten yhteystiedot ovat saatavilla yhdistysrekisteristä.

3. Rekisterin nimi

Kivenveiston SM 2021 -kilpailu ja kivenveistotapahtuma

4. Rekisterin käyttötarkoitus

Mihin kaikkiin tarkoituksiin rekisteriin kerättyjä henkilötietoja kerätään?

Henkilötietoja käytetään lainsäädännön mukaisesti esimerkiksi:

  • Kilpailujen ja muiden tapahtumien, tilaisuuksien, koulutusten, näyttelyiden ja hankkeiden järjestämiseen, tiedottamiseen, viestintään ja markkinointiin
  • Kirjeiden, kyselyjen ja tiedotteiden lähettämiseen
  • Laskutukseen ja maksun valvontaan
  • Yhteistyökumppanuuden ja asiakkuuden ylläpitoon, yhteydenpitoon ja vahvistamiseen
  • Uusien kumppanuuksien ja asiakkuuksien luomisen

Käsittelemme tietoja seuraavilla tietosuojalain perusteilla:

Suostumus: Voimme käsitellä yhteistyökumppanin ja asiakkaan tietoja suostumuksen perusteella yllä mainittuihin käyttötarkoituksiin.

Oikeutettu etu: Käsittelemme tietoja viranomaisten vaatimiin tilastoihin ja selvityksiin, asiakkuuden ja kumppanuuden hoitamiseen ja vahvistamiseen, uusien kumppanuuksien luomiseen ja toiminnan kehittämiseen, viestintään ja markkinointiin. Nämä tarkoitukset ovat toimintamme kannalta välttämättömiä ja siten oikeutetun etumme mukaisia. Rekisterissämme oleva voi vaatia yhteystietojensa poistamista ilman mitään perustetta.

5. Rekisterin tietosisältö

Keiden ja mitä tietoja rekisteriin kerätään?

Kilpailijat ja vapaaehtoiset (= talkootyössä olevat henkilöt). Yhteistyöyritykset ja yhteisöt.

Rekisterinpitäjä käsittelee jäsenrekisterin yhteydessä seuraavia rekisteröityjen henkilötietoryhmiä:
– perustiedot kuten nimi, kotipaikka, rekisteröidyn tyyppi/sukupuoli, ammatti, titteli, syntymäaika (ei henkilötunnusta), Ellin Taitajat ry:n järjestämä tapahtuma, johon on osallistunut
 – yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot
– yhteisöä tai yhteisön yhteyshenkilöitä koskevat tiedot ja yhteyshenkilöiden nimet sekä yhteystiedot ja muut mahdolliset asiakkuus- ja kumppanuussuhteen kannalta oleelliset tiedot.

Kilpailijat: perustiedot ja yhteystiedot
Vapaaehtoiset: perustiedot ja yhteystiedot

Yhteisöt ja yhteisöjen yhdyshenkilöt: perustiedot ja yhteystiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Mistä ja miten tiedot kerätään rekisteriin?

Rekisteritiedot saadaan ensisijaisesti rekisteröidyiltä. Tietoja voidaan saada myös   jäsenjärjestöiltä, kumppani- ja asiakasorganisaatioilta tai julkisista tietolähteistä (www-sivut, väestötietojärjestelmä, postin osoitetietojärjestelmä tms.).

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Ketkä kaikki pääsevät tarkastelemaan rekisterin tietoja? Jos rekisterin tietoja luovutetaan yhdistyksen
ulkopuolelle, niin kirjatkaa myös nämä tahot tähän.


Voimme luovuttaa kilpailijoiden, vapaaehtoistenasiakkaan ja yhteistyökumppanien henkilötietoja kolmansille osapuolille mm. alla esitetyissä tapauksissa:

  • Suostumus: Jos kilpailija, vapaaehtoinen, asiakas tai kumppani on antanut siihen suostumuksensa.
  • Viranomaiset: Kulloinkin voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuen
  • Oikeusvaateet: Jos se on tarpeen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, rikkomusten tutkimiseksi, oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
  • Voimme käyttää tietojen käsittelyssä alihankkijoita, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että tietoja käsitellään kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön ja tämän rekisteriselosteen mukaisesti. Alihankkijat käsittelevät tietoja meidän lukuumme, eivätkä ne saa käsitellä tietoja omiin tarkoituksiinsa.

8. Tietojen luovutukset EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle

Jos luovutatte tietoja EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle, kirjatkaa näiden organisaatioiden nimet ja siirron syyt tähän selvästi näkyviin.Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Miten tietoja säilytetään ja miten tietoturvallisuudesta huolehditaan?

Kilpailijoiden ja vapaaehtoisten sekä yhteisöjen ja yhdistysten tietoja säilytetään tapahtuman tai sopimuksen keston ajan sekä enintään 5 vuotta tapahtuman tai sopimuksen päättymisen jälkeen. Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan. Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

Rekisterin tiedot ovat talletettu rahastonhoitajalla, puheenjohtajalla tai hänen nimeämillään kisa- ja talkoolaisvastuuhenkilöillä ja Ellin Taitajat ry:n hallituksen jäsenillä joko sähköisessä tai paperiarkistossa lukitussa tilassa.

10. Rekisteröidyn oikeudet tarkistaa ja korjata tietoja sekä oikeus tulla unohdetuksi.

Miten rekisteröidyt voivat tarkistaa tai muokata hänestä tallessa olevia tietojaan?  

Rekisteröidyn oikeudet

 Rekisteröidyllä on oikeus
 – saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
 – tarkastaa itseä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot pyydettäessä myös koneluettavassa muodossa
 – vaatia virheellisen tiedon oikaisua
 – vaatia tiedon poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet
– peruuttaa antamansa suostumus tai vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin käsittely   
  perustuu rekisteröidyn suostumukseen
 – vastustaa henkilötietojensa käsittelyä tai vaatia tietojen käsittelyn rajoittamista
– tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle
– erityisistä henkilökohtaisista syistä vastustaa käsittelytoimia, mikäli niiden perusteena on rekisterin pitäjän oikeutettu etu. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein
– milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää edellä nimetyille yhteyshenkilöille. Rekisterin pitäjä voi pyytää varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelyä.

Tietosuojaselosteen muutokset

Tätä selostetta voidaan päivittää esimerkiksi viranomaisohjeistuksen tai lainsäädännön muuttuessa.. Seloste on laadittu 17.6.2021.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs. 00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700

Sähköposti: tietosuoja@om.fi